SURAT MENYURAT & CV

SURAT MENYURAT & CV

BAHASA INDONESIA 2#

NAMA       : FERY TANJAYA

NPM         : 12111849

KELAS        : 4KA42

SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2015

SURAT MENYURAT & CV

1. Arti dan Fungsi Surat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

1.2. Syarat-Syarat Surat Yang Baik

Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca. 

1.3. Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :

1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.

2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

1.4. Bagian-Bagian Surat

 Bagian-bagian surat itu terdiri dari:

a)    Kepala surat

b)   Tanggal surat

c)    Nomor surat

d)   Lampiran surat

e)    Hal atau perihal surat

f)     Alamat dalam

g)    Salam pembuka

h)   Isi surat

i)     Salam penutup

j)     Nama jabatan

k)    Nama terang dan NIP

l)     Tembusan

m)  Inisial

1.5. Jeni-Jenis Surat

1. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

2. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b. Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e. Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Keamanan Isinya.

       Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

a. Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b. Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c. Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

     4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

    Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat Segera

     Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c. Surat Biasa

      Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

    

     5. Berdasarkan Dinas Post

     Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

        a. Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b. Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

      c. Surat Kilat Khusus

 Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal. 

Contoh Surat 

Surat Pribadi:

 Garut, 1 Juni 2014
Putri
Jln. Cendana No. 12
Jakarta Pusat 10110
Assalamu’alaikum wr. wb.
Apakabar Putri? Semoga kamu dalam kondisi sehat-sehat saja disana. Surat ini saya kirimkan untuk menanyakan kabar kamu. Saya sangat berharap bahwa hari-hari kamu di kota Jakarta baik-baik saja.
Tau nggak Put, sebenarnya aku sudah kangen banget sama kamu. Pengen tau wajah kamu yang sekarang kaya apa. Ngga terasa ternyata kita udah lumayan lama ngga pernah bertatap muka. Di Jakarta pasti banyak perubahan yang terjadi sama kamu. Semoga kamu tetap mengingatku sebagai seorang sahabat yang selalu merindukanmu.
Aku berencana untuk mengunjungi kamu disana akhir bulan ini. Ngga sabar pengen ketemu sama kamu.
Tunggu aku ya.. kalau ngga ada halangan akhir pekan ini aku pasti kesana setelahnya Ujian kenaikan kelas di sekolah.
Udah dulu ya Put.. Jaga diri baik-baik. Jangan sampai sakit. Sampai ketemu di Jakarta :)
Wa’alaikumsalam wr. Wb.
Sahabatmu,

Fery Tanjaya

2. CV ( Curriculum Vitae )

2.1. Manfaat CV

Manfaat Curriculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

2.2. Susunan CV

Ø  Data pribadi. Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.

Ø  Pendidikan. Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).

Ø  Pengalaman Kerja. Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas.

Ø  Skill yang dimiliki seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.

Ø  Training yang pernah diikuti untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.

Ø  Prestasi. Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.

Ø  Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan.

2.3. isi CV

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama                                       : Fery Tanjaya

Tempat, Tanggal Lahir                : Tegal, 10 April 1991

Jenis Kelamin                             : Pria

Agama                                      : Islam

Kewarganegaraan                       : Indonesia

Alamat                                      : Jl. Suka Raya No. 67 RT 06 / RW 07

Telepon                                    : 087178675809 ( HP )

                                                     (021)- 65725715 ( rumah )

Golongan Darah                      : O

 *Latarbelakang Pendidikan Formal

1997 – 2003  : SDN Sepatu 8

2003 – 2006  : SMPN Berani Malu, Irian

2006 – 2009  : SMAN 87, Irian

2009 – 2013  : Universitas Irian - Ilmu Ekonomi

Non Formal 2010 – 2011 : Kursus Bahasa Inggris di LIA

Rincian Pekerjaan :

-          Mengatur keuangan perusahaan

-          Mengatur jadwal bertemu klien

Referensi :

Ø  http://martinsuryadarma.blogspot.com/2015/06/tugas-4-surat-menyurat-dan-curriculum.html

Ø  http://safrinakp.blogspot.com/2015/06/tugas-4-surat-menyurat-dan-cv.html

Ø  http://danangsenoputro.blogspot.com/2015/06/tugas-4-surat-menyurat-dan-curiculum.html

Ø  https://kickydut.wordpress.com/2012/07/02/tugas-surat-menyurat/